클라우드 스토리지를 이용한 개인의 정보 관리 행태 연구 : 개인 정보 관리 및 그룹 정보 관리 중심으로

Abstract

개인의 정보 데이터를 저장소나 물리적 공간이라는 제약을 벗어나 관리할 수 있는 클라우드 스토리지가 등장하며, 개인의 디지털 정보 관리 행태들이 변화하고 있다. 기존에 로컬에서의 관리로 대변되던 파일 형태의 개인 정보 관리는, 로컬을 넘어 클라우드 스토리지 내에서의 정보 관리 형태로 점차 다양화 되었고, 이것은 하나의 기기가 아닌 여러 기기를 넘나들며 개인 정보뿐만 아니라 공유 정보의 관리까지로 새로운 형태의 파일 관리 행태를 나오게 하였다.

파일 동기화를 제공하며 클라우드 컴퓨팅을 이용한 웹 기반의 대표적 파일 공유 서비스인 드랍박스(Dropbox)는 2008년부터 시작하여 현재 이용자가 3억 명을 돌파하였고(2014. 5), 최근 6개월 동안 1억 명의 이용자 증가 폭을 보이며 굉장히 빠른 속도로 지속적인 성장세를 보이고 있다. 이렇게 음악이나 사진, 동영상뿐만 아니라 문서 편집 등 이용자들의 다양한 콘텐츠를 여러 디바이스에서 이용하게끔 해주는 클라우드 스토리지 서비스는 점차 개인 작업 환경에서의 도입기를 넘어서고 있는 것으로 보인다. 클라우드 기반 스토리지는 파일을 공유하거나 동기화를 위한 다양한 서비스의 근간이 되고 있고, 드랍박스나 구글 드라이브 등의 클라우드 서비스는 사람들이 다수의 컴퓨팅 기기들에 걸쳐서, 그리고 또는 서버의 네트워크를 통해 파일을 편집하거나 공유할 수 있게 한다(Marshall & Tang, 2012).

이렇게 안전하고 접근이 쉬운 클라우드 스토리지의 도입은 특히 개인과 협업이 섞인 상태에서, 개인은 개인 폴더와 로컬 폴더의 정보 관리에 있어 여러 가지 전략을 사용하거나, 우회 전략을 사용하는 등의 다양한 정보 관리 현상들이 벌어진다. 본 연구의 목적은 클라우드를 이용한 개인 정보 관리가, 최종 사용자들에게 더 많은, 그리고 더 적절한 서비스를 제공하기 위해 클라우드를 사용하는 사용자의 상호작용을 면밀히 관찰할 필요가 있다는 가정하에, 개인의 클라우드 스토리지 사용 행태에 대해 개인정보 관리와 공유 정보 관리의 활용에 있어 혼합된 사용상을 파악하고자 정성적 인터뷰와 정량적 분석을 시도하였다.

이 문제를 검증하기 위하여 개인 정보와 개인 정보 관리 프레임워크, 클라우드 컴퓨팅과 클라우드 스토리지에 대한 선행연구 검토에서부터 시작하였다. 실제 클라우드 스토리지를 이용하여 정보를 관리하는 사람을 대상으로 목적에 따른 이용 행태적 특성을 탐색하기 위해 이용에 대한 연구 방법과 문제를 설계하였다. 최종적으로 클라우드 스토리지 사용의 구체적 맥락을 풍부하게 파악할 수 있는 정성적 인터뷰 방법과 최근 1달간의 실제 사용 이벤트를 받아 로그를 분석하는 방법과 추가 인터뷰를 진행하는 정량적 분석으로 진행하였다.

인터뷰는 현상학적 방법을 통해 분석되었다. 분석 결과 사람들은 다양한 목적으로 클라우드 스토리지를 사용하고 있었는데, 다섯 가지 행태로 나누어질 수 있었다. 1) 다른 기기로 파일을 옮기기 위해 사용하는 파일 옮기기, 2) 파일 아카이빙을 위해 의지적으로 사용하는 파일 아카이빙, 3) 파일의 자동 백업을 위해 사용하는 자동 백업, 4) 다수의 기기 간 싱크를 위해 사용하는 기기 간 싱크, 5) 다른 사람과 공유를 위해 사용하는 공유 등의 다섯 가지 사용 요인을 밝힐 수 있었다.

사용 로그 기반의 분석과 추가 인터뷰에서는 로컬 형태로 클라우드 스토리지를 사용하는 개인이 개인 정보와 공유 정보에 있어 개인 정보 관리 전략인 추가, 조직화 삭제를 어떻게 실제로 사용하는지에 대해 로그를 통해 파악할 수 있었다.

개인 폴더와 공유 폴더에 파일 추가하는 것에 관해서는 사용자가 직접 추가하는 주체적 추가와 시스템 등이 자동으로 클라우드 내의 폴더로 파일을 추가하는 자동 추가의 두 가지 전략이 있었다. 두 폴더 모두 극소수의 액션을 제외하고는 모두 업무 목적 파일에 관한 액션이었고, 개인 폴더와 공유 폴더 모두 문서와 이미지 파일이 추가되는 파일 대다수를 차지했다. 또한, 용량이 큰 파일을 올리기 위한 심리적인 제약이 존재하였고, 공유 폴더에서는 용량이 큰 동영상을 올리는 대신 URL로 올리는 우회 전략이 발생하였다. 또한 모바일 사진 자동 동기화, 논문 프로그램 서비스 연동, 워크스페이스로 사용 등 자동으로 클라우드 스토리지 내에 파일이 추가되는 다양한 전략이 있었다.

조직화에서는 사용자들이 개인 폴더는 개인만의 규칙을 가지고 관리를 한다면, 공유 폴더에는 공유 폴더의 이해도를 높이기 위한 암묵적인 전략과 명시적인 전략이 나타났다. 암묵적인 전략으로는 이해도 높은 폴더명을 프로젝트 매니저격의 사람이 대표로 과업과 파일 타입을 중심으로 만들어서 사용하는 것이 있었고, 공유 폴더 내에서 다른 사람 혹은 지난 과거의 파일 및 폴더의 이름 짓기 전략에서 학습된 암묵적 규칙을 따르는 형태로 파일을 추가하는 전략이 있었다. 명시적인 전략으로는 폴더를 만든 다음 폴더를 사용하는 규칙을 사전에 공유하는 것, 폴더나 파일명에 이름과 같은 표식을 하거나 더 나아가서는 파일명에 전하고자 하는 이야기를 구어체로 작성하는 것, 그리고 모바일 메신저인 카카오톡"과 같은 다른 추가적 커뮤니케이션을 생성하여 공유 폴더와 함께 사용하는 전략 등이 나타났다. 이러한 모든 전략이 공유 폴더에서의 이해도를 위해 벌어지는 일들이었다.

개인 폴더와 공유 폴더의 삭제 전략에서는 개인 폴더와 공유 폴더 모두 삭제에 비적극적인 특징이 있었다. 특히 공유 폴더에서의 삭제는 모두 자신이 올린 것만을 삭제하였는데, 만약 다른 사람의 파일을 지우게 될 때는 미리 공유 폴더를 공유하고 있는 사람들과 합의되어 있는 상태일 때 삭제하는 경향을 보였다. 또한, 피실험자 전체의 공유 폴더 45개 중 공유 프로젝트 자체가 끝났으나 계속해서 공유하고 있는 것이 49%에 달했다. 공유 프로젝트가 끝나더라도 바로 공유를 끊거나 폴더를 정리하지 않고, 대체로 꽤 오랜 시간 동안 그대로 두다가 나중에 한꺼번에 정리하는 경향을 인터뷰를 통해 추가적으로 확인할 수 있었다.

기존에 있던 클라우드 스토리지에 관한 연구는 대체로 사용자들이 클라우드를 어떻게 인식하고 유용하게 느끼는지를 기술수용모델을 통해 규명하는 식의 초기적 연구가 대부분이었다. 하지만 이번 연구를 통하여 사용자들이 어떻게 클라우드를 받아들일 뿐만 아니라, 그것을 사용하게 되는 구체적 선택 동기와 함께 어떤 식으로 자신의 개인정보와 그룹정보를 관리하며 정보를 공유하는가를 정성적, 정량적 분석으로 살펴볼 수 있었다. 본 연구를 통하여 개인정보 관리와 그룹정보관리, 그리고 여러 디바이스를 통한 클라우드 스토리지 서비스가 어떠한 방향으로 나아가야 하는 것에 대한 가이드 및 잠재적 인사이트를 줄 수 있는 의의가 있다.

A Cloud Storage that can manage personal information data away from the constraints of storage and physical space has been introduced and the method of managing personal digital information is changing. The Personal Information Management, which used to be a file form managed in the existing local, is gradually diversifying into an information management form inside local computers as well as the Cloud Storage. Furthermore, this encompasses multiple equipment rather just one, producing a new method of file management that manages not only private information but also shared information.

Dropbox, which provides file synchronization and is the representative web-based file sharing service that uses cloud computing, launched in 2008 and currently has over 3 hundred million users (2014.5). In the last 6 months, the number of users has increased by one hundred million, substantiating an exponentially fast as well as constant pace of growth. Thus cloud service, which allows the usage on multiple devices of music, photos, videos and document editing, is gradually passing over the introductory stage of the private work environment. Cloud-based storage is becoming the foundation of diverse services for file storage, sharing and synchronization, whilst cloud services such as Dropbox and Google Drive allow people to edit or share files through multiple computing equipment and/or server networks(Marshall & Tang, 2012).

Such safe and easy to reach cloud storage introduction, especially at the state where the private and collaborate is fused, produces a diverse information management phenomenon such as the individual using various strategies regarding the management of the private local folder as well as a workaround strategy. The purpose of this research is to quantitatively analyze and qualitatively interview the fused usage regarding an individuals cloud storage usage behavior of a personal information management and shared information management. It is based on the condition that there is a need to more closely examine the interaction of cloud users and to provide more and better services to final users.

In order to verify this problem, we started with the preceding research verification concerning the personal information and personal information management framework along with the cloud computing and cloud storage. A research method and problem regarding usage was planned in order to examine usage behavioral characteristic according to purpose, which has for its target people who genuinely use cloud storage to manage information. Finally, a qualitative interview method that can surely grasp the precise context at which the cloud storage is being used and analyze the log of the actual usage event for the past 1 month, was used with the quantitative method of an additional interview.

The interview was analyzed using a phenomenological method. The results show that people are using cloud storage for diverse reasons and this can be divided into five reasons: 1) Transferring files to other devices 2) File archiving to depend on file archiving 3) Automatic backup for a files automatic backup 4) Synchronization between devices for synchronization between multiple devices 5) Sharing to share with others.

In the analysis based on usage log and additional interview, how an individual using cloud storage in the local form, regarding private information and shared information actually use the private information management strategy of additional and systematic deletion, can be grasped through the log.

Both folders, apart from very little action, were actions to do with work-related file and on both the private and shared folders, documents and images were predominantly added. Moreover, there was a psychological constraint concerning the uploading of a big capacity file and in the shared folder, instead of uploading a high capacity video, detour of uploading the URLs had to take place. Furthermore, there are diverse strategies to automatically add a file to cloud storage such as automatic mobile photo synchronization, dissertation program service interlock and usage as work space.

If in systemization users manage private folders with their own rules, there have arisen tacit and explicit strategies in the shared folders in order to increase its degree of understanding. For a tacit strategy, a folder name with a high degree of understanding is used. A project manager carries this out, using it around the file type. There was a strategy of adding files with tacit rules, which were learnt from the strategy of creating names of someone elses folder or past folder within the shared folder. As for the explicit strategy, it involves sharing the rules of using the next folder after creating a folder, creating a sign such as a name on the folder or the file name, writing on the file name what one wants to convey using colloquial language and creating additional communications such as the mobile messenger kakaotalk and using it with the shared folder. All such strategies happen in order to enhance the understanding of shared folders.

Regarding the delete strategy of the private and shared folder, both werent enthusiastic about deleting. Especially in the case of the shared folder, only those that one uploaded was deleted, yet when having to delete another persons file, they showed a tendency to delete when it was agreed with the person sharing the folder. In addition, out of the whole 45 shared folders of the test group, 49% were those that were still being shared even though the shared project had finished. It was further found through the interview that although the shared project had finished, the sharing was not immediately disconnected nor the folder deleted and in general, they were left for a long time before being deleted at once.

The existing research regarding cloud storage usually involved preliminary research using a technology acceptance model, how users viewed cloud and whether they found it useful. Yet this research examined not only how users found cloud, but using qualitative and quantitative analysis, why they specifically decided to use it and how they managed and shared private and group information. Through this research, the significance of guide and potential insight regarding private and group information management as well as what direction the service of cloud storage that involves multiple devices would go to, was discovered.