행정정보데이터세트 획득 방안 연구

Abstract

획득이란 기록이 생산되는 바로 그 시점에서 전자기록시스템으로 기록을 확보하는 행위를 말한다. 생산시점에 기록을 확보하는 것은 기록관리의 가장 우선적인 단계이다. 이 때문에 데이터세트를 획득하는 일은 매우 중요하다. 하지만 행정정보데이터세트가 전자기록물의 한 형태로써 기록관리의 대상이 된 지 12년이 지났지만, 현재까지도 데이터세트를 생산시점에 행정정보시스템에서 곧바로 확보하지 못하여 사장되어 가고 있다. 또한, 정부는 각 기관에서 생산‧관리하고 있는 공공데이터를 범정부 데이터 플랫폼을 구축하여 이용자들에게 공개시에 대부분을 오픈포맷 형태로 제공하는 것을 목표로 하고 있으며, 업무관리시스템 및 기록관리시스템을 통합하려는 프로젝트를 추진 중에 있다. 본 논문에서는 행정정보데이터세트가 공공기관의 업무 처리과정에서 발생하는 결과물인 만큼, 정부가 지향하는 목표와 맞으면서 데이터세트를 기록으로써 획득할 수 있는 방안을 제시하는 데에 초점을 두었다. 먼저, 데이터세트의 개념을 파악하고, 기록과 데이터세트와의 관계를 살펴보았다. 데이터세트는 업무를 효율적으로 처리하기 위해 만들어진 행정정보시스템을 통해서 생산되는 결과물이므로, 업무가 수행되는 과정과 행정정보시스템의 분석이 필요하다. 이를 위해 국방부에서 활용하고 있는 시스템 중 국방인사정보체계의 개인 인사기록을 중심으로 연구를 수행하였다. 국방인사정보체계는 군내외의 여러 시스템과 연계되어 활용되고, 여기에서 생산된 데이터세트는 복무 중인 개인이 전역(퇴직)할 때까지 지속적으로 변화하는 특성을 지닌 기록이다. 개인 인사기록 데이터세트가 생산되는 업무처리 과정을 파악하고, 개인 인사기록을 구성하는 데이터세트가 무엇인지 확인해 보았다. 시스템 상에서 존재하는 데이터세트가 기록으로써 인정되기 위해서는 진본성, 신뢰성, 무결성, 이용가능성이 유지되어야 한다. InterPARES 프로젝트와 ISO 15489에서 이 4가지 속성을 유지하기 위한 요건들을 도출하여 정리하였다. 도출된 요건들을 모두 표현할 수 있으면서, 오픈포맷 형태로 표현될 수 있는 더블린 코어(Dublin Core) 모델과 PROV 모델을 소개하여 이를 국방인사정보체계 데이터세트를 획득하는 방안으로 제시하였다. 기존의 기록관리 개념에서는 데이터세트라는 전혀 새로운 형태의 기록에 대한 관리를 적용하는 것은 매우 어려운 일이었다. 본 연구가 데이터세트 기록관리가 새로운 방향으로 나아가는데 기여할 수 있기를 기대한다.

Capture is the act of obtaining records with electronic records systems at the very moment when records are produced. Obtaining records at the time of production is the first priority of record management. For this reason, capturing datasets is very important. However, even though the datasets have been 12 years since the administrative information datasets were subject to records management as a form of electronic records, the datasets have not been secured directly from the administrative information system at the time of production, and are still being lost. In addition, the government aims to provide most of the public data produced and managed by each institution in an open format when it is released to users by building a 'pan-governmental data platform'. It is also working on a project to integrate the business management system and records management system. The current study was designed to present capturing methods that meet the goals that the government aims to achieve and allow the recognition of datasets as records since the administrative information data set is a result of the processing of public institutions. The concept of data sets was understood, and the relationship between records and data sets was examined. Analysis of administrative information systems and processes for performing tasks is required because datasets are produced through administrative information systems designed to handle tasks efficiently. To this end, the research was conducted focusing on personal personnel records of the personnel information system of the Ministry of National Defense(Below is marked as DPIS). DPIS is utilized in conjunction with various internal and external systems, and the datasets produced by the system are records of continuously changing characteristics until the individual in service retires. We identified the process of processing the personal personnel records data sets produced and found out which data sets comprised the personal personnel records. Authenticity, reliability, integrity, and availability must be maintained in order for data sets that exist on the system to be recognized as records. In this paper, the requirements for maintaining these four attributes in the InterPARES project and ISO 15489 are summarized. The model for Dublin Core and PROV, which can express all the requirements derived, is presented as a way to obtain the datasets of DPIS. In the concept of traditional records management, it was very difficult to apply the management of a whole new type of record, a dataset. I expect this study to contribute to the new direction of records management of datasets.