효과적 지식 관리를 위한 동적 폴더 구조

Abstract

최근 지식 경영에 대한 관심의 증가와 함께 지식 관리의 중요성이 강조되고 있다. 지식관리시스템은 조직의 인적 자원들이 개별적으로 축적하고 있는 지식을 체계화하여 이를 원활히 공유할 수 있게 하는 시스템적 접근 방법이다. 많은 기업에서 이미 전자우편, 그룹웨어, 문서관리시스템 등과 같은 정보 시스템을 활용하여 업무를 전자적으로 처리하고 있고, 그 처리 결과 또한 전자적으로 관리하고 있다. 이런 정보 시스템에서 생성되고 관리되는 문서들은 단순히 업무 내용뿐만 아니라 인적 자원이 보유한 비정형의 지식을 포함하고 있다. 지식관리 시스템은 기존의 정보 시스템에 존재하는 다양한 문서들을 통합적으로 관리하고 효과적인 검색 기능을 제공하여 사용자들이 손쉽게 지식을 공유할 수 있는 환경을 제공한다. 지식관리시스템은 일반적으로 폴더(folder)라고 부르는 계층적 저장 체계를 이용하는데, 기존의 시스템은 대부분 하나의 관점으로 생성한 고정된 구조만을 지원한다. 이는 문서 접근에 일관성을 주는 편리한 점도 있지만, 한 번 생성된 계층 구조는 그 변경이 곤란하기 때문에 상황 변화에 따라 적절히 그 구조를 수정하는 것이 어렵다. 더욱이 이런 고정된 구조는 사용자의 필요에 따라 다를 수 있는 다양한 지식 체계를 수용하기가 근본적으로 불가능하다. 그리고 지식관리시스템이 제공하는 대부분의 검색 기능은 사용자의 질의를 만족하는 결과를 단순히 나열하는 일차원적 접근에 그치고 있다. 검색 결과를 사용자의 관점에 따라 다차원적으로 분류하여 제시할 수 있다면 사용자는 보다 효과적으로 필요한 지식을 획득할 수 있을 것이다.